VINKKEJÄ TILAISUUDEN SUUNNITTELUUN

info@tilaopas.com 

 

Järjestä onnistuneet juhlat:

Olet löytänyt upean juhlatilan Tilaoppaan hakukoneen avulla, mutta itse juhlan suunnittelu on vielä täysin kesken. Kuinka huolehdit juhlasi onnistumisesta ja siitä, että vieraasi todella viihtyvät paikan päällä? Tätä varten olemme laatineet juuri sinulle hyödyllisiä vinkkejä.

• Suunnittelu on olennaisesti tärkeä osa koskien jokaista tapahtumaa. Mitä aikaisemmin aloitat valmistelut sitä vähemmän järjestelyistä koituu stressiä. Muista käydä läpi kaikki mahdolliset asiat suunnitteluprosessin aikana, jotta vältyt turhilta yllätyksiltä itse tapahtumapäivänä.

• Valitse sopiva ajankohta tapahtumallesi. Mitä aikaisemmin aloitat tapahtuman suunnittelun sitä varmemmin löydät suurimmalle osalle vieraista sopivan ajankohdan.

• Muista lähettää kutsut ajoissa ja merkitä kutsuun aikaraja ilmoittautumiselle. Näin varmistat, että kutsuvieraasi mahtuvat juhlakohteeseesi ja että pitopalvelusi osaa arvioida tarvittavan määrän tarjoiltavaa vieraillesi.

• Yritä keksiä juhlallesi mielenkiintoinen teema erottuaksesi muista juhlista. Anna mielikuvituksesi lentää ja kokeile uusia ideoita!

• Mieti minkälaisen tarjoilun haluat tilaisuuteesi. Käytätkö tapahtumapaikan tarjoamaa pitopalvelua vai vuokraatko sen jostain muualta. Tarjoatko perinteisiä ruokia vai haluatko mahdollisesti kokeilla jotain eksoottisempaa. Älä hätäile vaan katsele ja vertaile useampia vaihtoehtoja. Muista myös, että Tilaoppaan linkkisivuilta löytyy upeita pitopalvelun tarjoajia!

• Varmista tilaisuutta edeltävällä viikolla, että tapahtumapaikkasi on tietoinen tapahtumasi yksityiskohdista. Mikäli tarvitset apua järjestelyihin liittyvissä asioissa, ota yhteyttä tapahtumapaikkaasi. Mieti myös mahdollista juhlaohjelma kuten musiikkia, pelejä yms. Myös pitopalvelusta kannattaa varmistaa, että kaikki sujuvat suunnitelman mukaisesti.

• Tee pieniä valmisteluja juhlaa edeltävänä iltana välttääksesi turhan stressin itse juhlapäivänä. Valmistele esim. koristelua, ohjelmaa ym.

• Lopuksi, muista rentoutua ja valmistautua itse juhlapäivään. Jos olet suunnitellut tilaisuutesi huolella, voit olla varma, että juhlapäivästäsi tulee ikimuistoinen!

Suunnittele unelmahäät:

Hääpäiväsi on tarkoitus olla yksi elämäsi onnellisimmista tapahtumista, joten huolellinen suunnittelu on tarpeen toteuttaaksesi unelmasi. Valittuasi teille sopivan romanttisen juhlatilan Tilaoppaan hakemistosta, voit alkaa miettimään kaikkia pieniä yksityiskohtia, jotka tekevät hääpäivästäsi erityisen. Olemme keränneet muutamia vinkkejä auttaaksesi sinua häiden järjestämisessä. Pidä silmällä myös haastatteluitamme, sillä niistä voit saada myös arvokasta apua.

• Lyö ensimmäiseksi lukkoon häiden päivämäärä, jonka jälkeen voit alkaa suunnittelemaan tarkempaa aikataulua hääjärjestelyille. Kun olet päättänyt päivän, voit varata kirkon ja papin kirkkoherranvirastosta. Mikäli haluat järjestää siviilivihkimisen, vihkijä varataan maistraatista. Seuraavaksi voitkin alkaa miettimään itse juhlapaikkaa missä haluat järjestää vastaanoton. Muista varmistaa ajoissa, että valitsemasi paikka on vapaana juuri vihkipäivänä.

• Tee itsellesi tehtävälista, jotta muistat kaikki pienetkin yksityiskohdat. Näin pidät huolta, että järjestelyt sujuvat ilman ylimääräisiä ongelmia ja että mikään ei varmasti unohdu!

• Muista varata juhlatilasi ajoissa varmistaaksesi, että saat sen juuri haluamallesi päivälle. Yleensä noin vuosi ennen hääjuhlaa on sopiva aika tehdä varaus, tosin mikäli juhlapaikka on erittäin suosittu, on syytä tehdä varaus jo aikaisemmin.

• Ala suunnittelemaan kutsuvieraslistaa. Mieti tarkkaan ketä haluat kutsua ja kuinka monta vierasta sopii budjetillesi. Muista lähettää kutsukortit ajoissa, jotta vieraasi osaavat varautua juhlaasi tarpeeksi ajoissa. Hyvä aika kutsujen lähettämiseen on noin kaksi kuukautta etukäteen.

• Älä ujostele pyytää apua läheisimmiltä ystäviltäsi. Näin saat jaettua järjestelyjä useammalle henkilölle ja vältät turhan stressin kasaamalla kaikki itsellesi. Pyydä myös neuvoja vasta avioituneilta pareilta. He antavat varmasti mielellään arvokkaita neuvoja juhlapäiväsi järjestämiseen!

• Onko ystäväpiirissäsi valokuvausta harrastavia? Entäpä muusikkoja? Käytä ammattitaitoisia ihmisiä apunasi aina kuin mahdollista. Älä epäröi pyytää apua, onhan kyseessä ainutlaatuinen tilaisuus, jonka haluat muistaa loppuelämäsi!

• Aseta itsellesi tarkka budjetti, josta pitää kiinni. Houkutus ylittää budjetti tulee varmasti olemaan suuri, mutta juuri se antaa sinulle selkeät raamit tilaisuuden suunnittelemista varten.

• Muista järjestää kaikki tärkeimmät asiat hyvissä ajoin kuten juhlapaikan varaaminen, hääpuvun osto, valokuvaus jne. Ja älä unohda varata itse häämatkaa!

• Mieti tarkasti ja tarpeeksi ajoissa häihin liittyviä järjestelyjä. Valitse morsiusneidot, kaaso sekä bestman, osta vihkisormus, valitse hääpuku, kukat jne. Voit tehdä useita järjestelyjä jo hyvissä ajoin, jonka avulla säästyt viime hetken panikoimiselta.

• Varmista, että olet ilmoittanut juhlatilallesi lopullisen vieraiden määrän. Muista myös tehdä soittokierros kaikkiin tarvittaviin paikkoihin kuten pitopalveluun, pukuompelijalle jne. Näin pysyt kärryillä, että kaikki valmisteluihin liittyvät asiat ovat hoidossa!

• Älä stressaa!

 

Järjestä konferenssi:

Toivon mukaan löysit sopivan kohteen konferenssillesi Tilaoppaan hausta “yritys”. Varmista, että kulkuyhteydet kohteeseesi ovat hyvät, varsinkin jos tilaisuuteen osallistuu useita henkilöitä. Etsi lähimmät lentokentät sekä juna-asemat, jotta voit antaa vieraillesi neuvoja kuinka matkustaa itse paikan päälle.

• Käy tarkastamassa kohde ennen itse konferenssia. Näin voit suunnitella yksityiskohtaisemmin esim. ruokailumahdollisuuden sekä tarkastaa mahdollisen pysäköintipaikan.

• Päätä tilaisuuden kesto ja näin ollen jos pitopalvelu on tarvittavaa. Keskustele ideoistasi kohteestasi vastaavan kanssa ja muista ottaa huomioon myös heidän ideat. He ovat jo varmasti järjestäneet kyseisiä tilaisuuksia ja osaavat antaa arvokasta apua!

• Yritä lyödä lukkoon budjetti mahdollisimman ajoissa. Muista keskustella kohteesi kanssa kaikista vuokraukseen liittyvistä seikoista kuten tilan vuokrasta, av-välineiden vuokrasta, mahdollisesta hintaan kuuluvasta pitopalvelusta jne. Muista varautua pieniin yllättäviin muutoksiin, mutta yritä kuitenkin pysyä tiukasti budjetissasi.

• Entäpä kaikki muu tilaisuuteen tarvittava rekvisiitta? Nimilaput, kansiot, koristelu, mahdollinen langaton Internet-yhteys? Mieti myös onko esim. juomatarjoilu tarvittavaa konferenssin ajalle.

• Suunnittele omalaatuinen ja erityinen ohjelma erottuaksesi muista konferenssinpitäjistä. Pitääksesi vieraasi valppaana koko tapahtuman ajan käytä mielenkiintoisia presentaatioita.

• Tarvitseeko sinun mainostaa tapahtumaasi? Ja kuinka paljon tähän olisi varattavissa budjetista? Mikäli kyseessä on esimerkiksi yrityksesi koulutuspäivä, ainoastaan pieni promootio riittää. Mikäli olet järjestämässä suurempaa tilaisuutta ja toivot osallistujia yrityksesi ulkopuolelta, on parempi panostaa mainostamiseen hieman enemmän. Voit myös ottaa suoraan yhteyttä toivomiisi vieraisiin esim. sähköpostin avulla.

• Mieti miten järjestät vieraasi konferenssitilaan. U-pöytä muotoinen ratkaisu antaa hyvän mahdollisuuden keskustelulle kun taas esim. auditorio sopii perinteisille luennoille. Keskustele tarpeistasi tilavuokraajasi kanssa ja varmista, että suunnittelemasi järjestys sopii tilaan.

• Mieti tarkasti kuinka aiot toteuttaa koko tilaisuuden. Mieti ohjelman jokaista osaa sekä ajoitusta varmistaaksesi että tapahtumasi kulkee sujuvasti.

 

Järjestä opiskelijajuhlat:

Tilaoppaasta löydät upeat tilat niin yksityisiin kuin koulusi järjestämiin opiskelijajuhliin! Kun olet löytänyyt sopivan tilan Tilaoppaan rekisteristä, ainoana huolenasi on itse tilaisuuden suunnitteleminen. Mieti tarkkaan mitä kaikkea sinun pitää ottaa huomioon, jotta juhlastasi tulee ikimuistoinen.